会議のアジェンダを持つことが極めて重要な理由

会議の成功は、そのために設定されたアジェンダにかかっている。アジェンダは、あなたとあなたのチームのために構造、目的、方向性を提供します。これらの実践的なヒントは、次のリモートミーティングをより効率的に組織し、実施するためのガイドとなります。

アジェンダで時間を管理する

従来の職場からリモートワークへと移行するチームが増えるなか、コミュニケーションはチームワークにとって重要な要素です。そのため、チームミーティングで最初に考慮すべきことのひとつは、お互いの近況を報告しあい、挨拶をするための短いアジェンダを設定することです。また、勤務時間内に同僚と確認するためのミーティングを別途開催し、他のチームのミーティングに入る際の時間を節約することも一案です。

会議のスケジュールや記録を取るためのオプションは他にもありますが、私は Googleワークスペース は、簡単にアクセスでき、各ミーティングの議題を管理するための実用的なツールです。Google Workspaceには、チームや自分自身のために設定できるカレンダーと、会議の議題を配置できる説明欄があり、出席者に送信できるバーチャルコールのユニークなリンクを提供し、そのリンクも出席者のカレンダーに入るようになっているのです。

アジェンダを設定することは、あなたとあなたのチームが何を議論し、何を議論していないかを追跡する良い方法として機能することを心に留めておくことが重要です。また、会議中にメモを取る人を決めておくと、次回の会議に備えて復習することができます。会議のメモは、必要であれば社内で共有することもできます。 スラック や チーム などに専用チャンネルを設けると、社内のチームワーク醸成に効果的です。

アジェンダは会議の準備に役立つ

ミーティングノートには、誰がミーティングを進行するか、他の参加者が話しているときにマイクを消すべきかどうか、質問を受けるときに「挙手」機能を使用するかどうかなど、ミーティングのガイドラインを記載します。アジェンダに期待事項を加え、チームメイトのレポートをタイプアップするなどして、全員が準備と必要な貢献をする時間を確保できるよう、会議の各パートを計画するのに役立つ時間を確保します。

アジェンダは事前に送付し、全員が項目を確認し、準備するのに十分な時間をミーティングの24時間前までに確保する必要があります。特に同僚が何かを発表する場合は、24時間以上前から1週間前までに提供することが理想的です。会議の時間としては Googleカレンダー で時間を設定し、同僚に送る招待状に反映させることができます。その後、議題ごとに時間を分割することができます。

プレゼンテーションに適したツールは VideoCom Presenter（ビデオコムプレゼンター .Google SlidesやPowerPointからプレゼンテーションをインポートし、カメラをスライドの一部にするなど、各スライドに特別な演出を加えることができる。さらに、簡単な注釈やバーチャル・レーザー・ポインターも用意されているので、同僚に見てもらいたいところを案内することもできます。また、VideoCom Presenter を録画ツールとして使用し、会議の録画データを VideoComクラウド !VideoCom Cloud に動画を保存すると、動画内にファイル添付、コールトゥアクション メッセージ、コメント ボックスを追加できるなど、コミュニケーション機能も強化されます。

アジェンダは、リモート コラボレーションにおける最も強力なツールの 1 つであり、前回の会議で何も決まらなかったために次の会議が必要になることを防ぐことができます。より効率的なワークフローを実現するためのヒントは より効率的なワークフロー ブログをご覧ください。