職場のコミュニケーションを改善するためのヒント

職場のコミュニケーション、またはその欠如は、仕事におけるネガティブな要素に関して多くの人が議論する重要な要素の1つです。納期を遅らせたり、仕事の邪魔をしたり、時には職場の雰囲気を悪くすることもあります。しかし、職場のコミュニケーションを改善する方法はいくつかあります。今回は、そのいくつかをご紹介します。

職場のコミュニケーションに柔軟性を持たせる

リモートワーク、ハイブリッド、デジタルの時代になった今、コミュニケーションに柔軟性を持たせることができます。もう、「この時間にこの場所にいないとミーティングができない」なんてことはありません。非同期通信が可能になったことで、チームのコミュニケーション方法に柔軟性を持たせることができるようになったのです。

すでにSlackなどのアプリでメッセージを送っている方も多いと思いますが、通話以外でも視覚的な情報を発信することができます。 VideoCom Capture 例えば、VideoCom Captureを使えば、注釈付きのスクリーンショットを素早く撮影したり、自分のボイスオーバー付きのビデオを撮影したりすることができます。これによって、会議を開くことなくコンセプトを説明し、フィードバックを得ることができます。この動画はクラウドにアップロードして保存されるので、いつでもアクセスすることができます。

チームの絆を深め、職場のコミュニケーションを向上させる

仕事とは関係なく、ただ座って話せるようにすることは、職場のコミュニケーションを計画する際に忘れがちなことです。リモートワークの場合、このようなことは難しいように思われますが、そんなことはありません。定期的にイベントを開催し、参加したい人が参加できるようにしましょう。負担に感じないよう、会社の時間帯に行うのが理想的です。みんなが仲良くなれば、コミュニケーションも取りやすくなります。それが生産性の向上にもつながるので、ぜひ実践してほしいですね。

誠実でオープンな社風を保つ

どんな仕事でも、なぜそれをするのか、その理由を知ることが大切です。なぜ、その仕事をするのか？なぜ、そのような人員を配置するのか？コミュニケーションや明確な情報の欠如は、フラストレーションやネガティブな感情を生み、生産性を低下させます。すべてのことを具体的に共有できるとは限りませんが、できるだけオープンで正直であることが肝要です。

また、このような形でフィードバックを行うことも重要です。チームには、オープンかつプライベートなフィードバックを提供する手段を必ず与えてください。そうすることで、チームメンバーに影響を及ぼしている可能性のある隠れた問題を発見することができるのです。Googleフォームを使えば、名前を伏せてフィードバックを受けることも可能です。

本当に聞くことを確認する

最後のヒントは、実際に話を聞くことの重要性です。アクティブリスニング」を向上させることは、誰にとっても重要ですが、特に管理職にとっては重要なツールです。誰かが何かを話しているとき、その話をすべて受け止めているかどうかを確認する必要があります。時には、相手が話していないことで、その人が抱えている問題のヒントになることもあります。相手が何かを伝えてきたときに、本当に耳を傾けているかどうかが、職場のコミュニケーションには重要なのです。

職場のコミュニケーションを、誰もが自分の意見を聞いてくれていると感じ、能力を最大限に発揮できる状態にすることは、すぐにできることではありません。新しいシステム、ソフトウェア、そして何より時間と労力が必要です。しかし、一度うまくいけば、生産性の向上や、社員が誇りを持てる職場環境など、さまざまなメリットを享受することができます。