悪いオンラインミーティングを避ける。電子メールではダメなんです

私たちは皆、会議の席で、1つの簡単な指摘があったかと思うと、あとは皆がおしゃべりしているだけ、という経験をしたことがあるのではないでしょうか。さらに悪いことに、計画性がないように見えることもあります。もちろん、カメラをオフにしてボーッとすることもできますが、もっといい方法があるんです。もし、あなたが参加する会議が電子メールだけでは済まなかったとしたら。それでは、みんなの時間を尊重し、より良いオンラインミーティングを行うための準備方法について説明します。

オンライン会議のアジェンダを作る

私はそれがオンラインミーティングや任意の会議に来るとき、議題がバックボーンであることを十分に述べることができない。アジェンダのない会議は、常にベターコールソールやジェファーソンストリートにある本当に素晴らしいメキシコ料理のスポットについておしゃべりにスパイラルオフするようなものです。会議の時間を決める前に、まず最初にすべきことは、アジェンダを作成することだ。

議論するすべてのポイントと、それぞれのポイントにどれだけの時間を割くかを盛り込みたい。そこでおすすめなのが、Google Workspaceを使ったオンラインミーティングです。この方法では、誰が何を議論するのかを詳細に記載した文書を作成できるだけでなく、関係者にタグを付けることができます。そうすれば、「○○を発表してください」と通知することができます。最低でも24時間前、理想的には数日前に通知することをお勧めします。そうすることで、全員が何を発表するのか準備することができます。

メモを取る

アジェンダは生きた文書です。つまり、会議のメモを取ることができるようになったのです。グループ内に一人はメモを取る専任の担当者を置くようにしましょう。こうすることで、議論されたことをすべて記憶できるだけでなく、説明責任を果たすことができます。

会議の終わりには、各メンバーが今持っているアクションアイテムをメモし、話し合うようにしましょう。これをアジェンダに記載し、関係者に再度タグを付けます。そして、次回のミーティングでは、責任の所在とプロセスの位置づけを話し合うことができます。

オンラインミーティングをより良いものにする

さて、次は会議そのものについてです。私の画面を見ていただけますか？」と尋ねてから背後に消えていくのを楽しむ人はいません。あるいは、「では、皆さんリンクをクリックしてください。ビデオを送りました。もし、そのようなことが1つの画面で数回クリックするだけでできたら、素晴らしいと思いませんか？この先はお分かりですね？そうです、私たちはそのお手伝いをすることができます。 VideoCom Presenter は、パワーポイントやグーグルスライド、画像、動画、ウェブサイトなどのメディアを一つのプレゼンテーションに追加することができます。

また、Webカメラをプレゼンテーションに追加することで、その場にいるような感覚でプレゼンテーションを行うことができます。また、ライブポインターのようなツールを使って、議論している特定の事柄を強調することができます。すべてが一つの場所にあり、誰もが簡単に吸収し、人々が見ているものについての質問に答えるためにあなたのために迅速に行うことができます

オンラインミーティングは時間通りに行う

最後のポイントは、当たり前のことのように思えるかもしれませんが、私たちは皆、オンラインミーティングに参加したことがあるのではないでしょうか？誰かがオーバーランして、会議全体がオーバーランするか、他の人のプレゼンをカットするかという選択肢が残されています。これは会議全体の趣旨を損なうだけでなく、全員の時間を軽視していることになります。

このような事態に対処する最善の方法は、先に述べたアジェンダの中で、すべてのものの時間をメモしておくことです。会議が1時間であれば、それに合わせて各セクションを分けます。そして、話し合いの場では、タイマーを手元に置いておくのです。理想的なのは、会議の議長がこれを監視し、必要に応じて物事を進めることです。さらに議論が必要な場合は、分科会を設けるとよいでしょう。

以上がオンラインミーティングを改善するためのヒントですが、最後にもうひとつおまけのヒントがあります。オンライン会議の時間を設定するには、Googleカレンダーを使用します。会議の招待状にアジェンダを入れれば、参加者のカレンダーに直接表示されます。招待状にビデオ通話を追加することもできるので、すべてが1つの場所に集約されます。まもなく会議を開始します」という通知には、「会議に参加するにはここをクリックしてください」という便利なボタンが表示されます。あ、それから VideoCom Presenter は完全にサポートされているので、すべてを一箇所で行うことができます。