Pourquoi il est si important d'avoir un ordre du jour de réunion

Le succès d'une réunion dépend de l'ordre du jour qui lui a été fixé. Les ordres du jour fournissent une structure, un objectif et une direction pour vous et votre équipe. Ces conseils pratiques vous guideront dans l'organisation et le déroulement plus efficace de votre prochaine réunion à distance

Les agendas vous aident à gérer votre temps

Alors que de plus en plus d'équipes passent d'un lieu de travail traditionnel à un lieu de travail à distance, la communication reste un facteur crucial du travail d'équipe. L'une des premières choses à envisager lors des réunions d'équipe est donc de fixer un ordre du jour court pour prendre des nouvelles des autres et se dire bonjour. Une autre idée consiste à organiser des réunions séparées pour faire le point avec vos collègues pendant les heures de travail, afin de gagner du temps lorsque vous participez à d'autres réunions d'équipe.

Bien qu'il existe d'autres options pour planifier et suivre les réunions, je trouve que Google Workspace est facilement accessible et constitue un outil pratique pour tenir à jour l'ordre du jour de chaque réunion. Il dispose d'un calendrier que vous pouvez définir pour votre équipe ou vous-même, ainsi que d'un champ de description où vous pouvez placer l'ordre du jour de la réunion, et il peut offrir un lien unique pour un appel virtuel que vous pouvez envoyer à vos participants, qui sera également placé dans leurs calendriers

Il est important de garder à l'esprit que la définition des ordres du jour est également un bon moyen de garder une trace de ce que vous et votre équipe avez discuté ou non. Il est également utile de désigner un preneur de notes lors de la réunion afin que vous et vos coéquipiers puissiez les relire en vue de la réunion suivante. Les notes de réunion peuvent également être partagées avec le reste de l'entreprise si nécessaire, ce qui permet de consacrer un canal sur une plateforme de communication comme Slack ou Teams peut être un moyen efficace de favoriser le travail d'équipe au sein d'une entreprise

Les agendas vous aident à préparer les réunions

Incluez des directives de réunion dans vos notes de réunion, comme par exemple qui animera la réunion, si les participants doivent ou non couper leur micro lorsque d'autres personnes parlent, et s'ils doivent ou non utiliser la fonction "lever la main" pour les questions. Ajoutez des attentes à votre ordre du jour et à vos horaires pour aider votre équipe à planifier sa partie de la réunion, comme la saisie des rapports par les coéquipiers, afin de donner à chacun du temps supplémentaire pour se préparer et contribuer si nécessaire.

Les ordres du jour doivent être envoyés à l'avance pour donner à chacun le temps d'examiner les points et de se préparer, au moins 24 heures avant la réunion. Idéalement, il est préférable de proposer plus de 24 heures, surtout si un collègue doit présenter quelque chose. Quant à la durée d'une réunion, Google Agenda vous permet de fixer l'heure et se reflétera dans les invitations envoyées à vos collègues ; ensuite, vous pouvez répartir le temps consacré à chaque sujet de l'ordre du jour

Pour les présentations, un bon outil à utiliser est VideoCom Presenter . Vous pouvez importer vos présentations depuis Google Slides ou PowerPoint et ajouter une touche supplémentaire à chaque diapositive, par exemple en intégrant votre caméra à la diapositive. Il offre même des annotations faciles et un pointeur laser virtuel, ce qui vous permet de guider le regard de vos collègues. Vous pouvez également utiliser VideoCom Presenter comme outil d'enregistrement et sauvegarder les enregistrements de vos réunions sur le serveur VideoCom Cloud ! Le stockage de vos vidéos dans le VideoCom Cloud offre également des fonctions de communication supplémentaires, comme l'ajout de pièces jointes, de messages d'appel à l'action et d'une boîte de commentaires dans les vidéos

Les agendas sont l'un des outils les plus puissants de la collaboration à distance et peuvent empêcher les équipes d'avoir besoin d'une autre réunion parce que rien n'a été décidé lors de la dernière. Pour obtenir d'autres conseils sur la manière d'avoir un flux de travail plus efficace visitez notre blog