Évitez les mauvaises rencontres en ligne : Ceci ne devrait pas être un courriel

Nous sommes tous passés par là, assis à une réunion où il semble qu'il y ait un point à aborder rapidement, et où tout le monde ne fait que bavarder. Ou pire encore, il ne semble pas y avoir de plan du tout ! Les réunions en ligne sont toujours confrontées à ce problème, et bien sûr, vous pouvez simplement éteindre votre caméra et vous isoler, mais vous savez ce qui serait encore mieux ? Si les réunions auxquelles vous participez ne pouvaient pas simplement être un e-mail. Voyons comment vous pouvez vous préparer, respecter le temps de chacun et organiser de meilleures réunions en ligne

Établissez un ordre du jour pour votre réunion en ligne

Je ne saurais trop insister sur le fait qu'en matière de réunions en ligne ou de toute autre réunion, l'ordre du jour est la clé de voûte. Les réunions sans ordre du jour sont celles qui se terminent toujours par une discussion sur Better Call Saul ou sur cet excellent restaurant mexicain de la rue Jefferson, vous savez lequel. La toute première chose à faire avant même de fixer l'heure de votre réunion est de rédiger l'ordre du jour.

Vous devez inclure tous les points dont vous allez discuter et le temps que vous allez consacrer à chacun d'entre eux. Pour cela, je vous recommande d'utiliser l'espace de travail Google pour vos réunions en ligne. De cette façon, vous pouvez créer un document qui non seulement détaille qui va discuter de quoi, mais vous pouvez aussi marquer la personne concernée. Ainsi, elle reçoit une notification l'informant qu'elle devra présenter X informations. Je conseille de prévenir au moins 24 heures à l'avance, mais l'idéal est de prévoir quelques jours. Cela permet à chacun de préparer ce qu'il va présenter au groupe.

Prenez des notes

Votre ordre du jour est un document vivant ; par cela, nous voulons dire que vous pouvez maintenant prendre des notes de réunion ! Assurez-vous qu'une personne de votre groupe se consacre à la prise de notes. De cette façon, non seulement vous vous souviendrez de tout ce qui a été discuté, mais vous pourrez établir une responsabilité.

À la fin de la réunion, notez et discutez des actions à entreprendre par chaque membre de l'équipe. À partir de là, vous pouvez les noter dans l'agenda et étiqueter à nouveau les personnes concernées. Lors de votre prochaine réunion, vous pourrez discuter des points de responsabilité et de l'état d'avancement de chacun dans le processus.

Améliorez votre réunion en ligne

Passons maintenant à l'essentiel de la réunion elle-même ! Personne n'aime demander "pouvez-vous voir mon écran ?" puis disparaître dans l'arrière-plan. Ou devoir dire : "Bon, vous pouvez tous cliquer sur le lien ? Je vous ai envoyé une vidéo" Ne serait-ce pas génial si vous pouviez faire tout cela sur un seul écran en quelques clics ? J'imagine que vous savez où cela va nous mener. C'est exact ; nous avons quelque chose qui peut vous aider ! VideoCom Presenter vous permet d'ajouter vos diapositives Powerpoint ou Google et n'importe quel média (images, vidéos et sites Web) dans une seule présentation

Vous pouvez ensuite ajouter votre webcam à la présentation, ce qui vous permet d'être présent pour que les choses restent intéressantes. Vous pouvez également utiliser des outils tels qu'un pointeur en direct pour mettre en évidence les éléments spécifiques dont vous discutez. Tout est regroupé au même endroit, ce qui facilite l'assimilation par tous et vous permet de répondre plus rapidement à toute question sur ce que les participants voient !

Respectez l'heure de votre réunion en ligne

Ce dernier point peut sembler évident, mais nous avons tous participé à une réunion en ligne, non ? Il arrive que quelqu'un prenne du retard, ce qui vous laisse le choix de faire déborder toute la réunion ou de couper les présentations des autres. Non seulement cela nuit à l'objectif de la réunion, mais c'est aussi un manque de respect pour le temps de chacun.

La meilleure façon de lutter contre cela est de noter dans l'ordre du jour que nous avons mentionné plus haut, les horaires de tout. Si votre réunion dure une heure, divisez chaque section en conséquence. Ensuite, au cours de la discussion, gardez un chronomètre à portée de main. Dans l'idéal, le président de la réunion surveillera la situation et fera avancer les choses si nécessaire. Si un point nécessite une discussion plus approfondie, vous pouvez organiser une séance en petits groupes.

Ce ne sont là que quelques conseils pour améliorer les réunions en ligne, mais j'ai aussi un dernier conseil bonus pour vous. Utilisez l'agenda Google pour fixer l'heure de votre réunion en ligne, principalement parce que tout peut alors s'enchaîner. Vous pouvez inclure l'ordre du jour dans l'invitation à la réunion, qui sera directement insérée dans les calendriers des participants. Vous pouvez également ajouter l'appel vidéo à l'invitation, afin que tout soit regroupé au même endroit. Lorsque la notification indique "votre réunion va bientôt commencer", tout le monde dispose d'un bouton pratique "cliquez ici pour rejoindre la réunion". Oh, et VideoCom Presenter est entièrement pris en charge, ce qui vous permet d'avoir tout en un seul endroit !