Por qué es tan importante tener una agenda de reuniones

El éxito de una reunión depende del orden del día que se establezca. Los órdenes del día proporcionan estructura, propósito y dirección para usted y su equipo. Estos consejos prácticos le guiarán para organizar y llevar a cabo su próxima reunión a distancia de forma más eficiente

Las agendas ayudan a gestionar el tiempo

A medida que más equipos pasan de los lugares de trabajo tradicionales a los remotos, la comunicación sigue siendo un factor crucial en el trabajo en equipo, por lo que una de las primeras cosas a tener en cuenta en las reuniones de equipo es establecer una agenda breve para ponerse al día y saludarse. Otra idea es celebrar reuniones separadas para ponerse al día con los compañeros dentro del horario de trabajo, de modo que se ahorre tiempo al entrar en otras reuniones de equipo.

Aunque hay otras opciones para programar y hacer un seguimiento de las reuniones, me parece que Google Workspace es fácilmente accesible y una herramienta práctica para mantener tus agendas para cada reunión. Dispone de un calendario que puedes establecer para tu equipo o para ti mismo, junto con un campo de descripción donde puedes colocar la agenda de la reunión, y puede ofrecer un enlace único para una llamada virtual que puedes enviar a tus asistentes, que también irá a sus calendarios

Es importante tener en cuenta que el establecimiento de agendas también sirve como una buena manera de hacer un seguimiento de lo que usted y su equipo han discutido y lo que no. También es útil designar a una persona que tome notas en la reunión para que usted y sus compañeros de equipo las revisen para la siguiente reunión. Las notas de las reuniones también se pueden compartir con el resto de la empresa si es necesario, por lo que dedicar un canal en una plataforma de comunicación como Slack o Teams puede ser una forma eficaz de fomentar el trabajo en equipo dentro de una empresa

Las agendas te ayudan a preparar las reuniones

Incluye en las notas de la reunión directrices para la misma, como por ejemplo quién facilitará la reunión, si los participantes deben silenciar sus micrófonos cuando otros están hablando y si deben utilizar la función de "levantar la mano" para cuando se hagan preguntas. Añade expectativas al orden del día y a los tiempos para ayudar a tu equipo a planificar su parte de la reunión, como por ejemplo escribir los informes por compañeros de equipo para que todos tengan tiempo extra para prepararse y contribuir cuando sea necesario.

Los órdenes del día deben enviarse con antelación para que todos tengan tiempo suficiente para revisar los puntos y prepararse al menos 24 horas antes de la reunión. Lo ideal es ofrecer más de 24 horas a la semana, sobre todo si un compañero va a presentar algo. En cuanto a la duración de una reunión Google Calendar permite establecer el tiempo y se reflejará en las invitaciones que se envíen a los compañeros de trabajo; luego, se puede dividir el tiempo dedicado a cada tema de la agenda

Para las presentaciones, una buena herramienta es VideoCom Presenter . Puedes importar tus presentaciones desde Google Slides o PowerPoint y añadir un toque extra a cada diapositiva, como que tu cámara forme parte de la diapositiva. Incluso ofrece anotaciones sencillas y un puntero láser virtual, para que puedas guiar hacia dónde quieres que miren tus compañeros. También puede utilizar VideoCom Presenter como herramienta de grabación y guardar las grabaciones de sus reuniones en la VideoCom Cloud ¡! Tener sus vídeos almacenados en VideoCom Cloud también ofrece funciones de comunicación adicionales, como añadir archivos adjuntos, mensajes de llamada a la acción y un cuadro de comentarios dentro de los vídeos

Las agendas son una de las herramientas más potentes en la colaboración remota y pueden evitar que los equipos necesiten otra reunión porque no se decidió nada en la última. Para más consejos sobre cómo tener un flujo de trabajo más eficiente visite nuestro blog