August 3rd, 2022

Evite los malos encuentros en línea: Esto no debería ser un correo electrónico

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Reuniones
Evite los malos encuentros en línea: Esto no debería ser un correo electrónico

Todos hemos estado allí, sentados en una reunión en la que parece que hay un punto rápido para hacer, y ahora todo el mundo está simplemente charlando. O lo que es peor, parece que no hay ningún plan en absoluto Las reuniones en línea siguen teniendo este problema y, por supuesto, puedes apagar la cámara y desconectar, pero ¿sabes qué sería aún mejor? Si las reuniones en las que te encuentras no pudieran ser simplemente un correo electrónico. Vamos a hablar de las formas en que puedes prepararte, respetar el tiempo de todos y tener mejores reuniones en línea

Haga una agenda para su reunión en línea

No me canso de repetir que, cuando se trata de reuniones en línea o de cualquier reunión, el orden del día es la columna vertebral. Las reuniones sin orden del día son del tipo que siempre se convierten en charlas sobre Better Call Saul o sobre ese lugar de comida mexicana tan bueno de la calle Jefferson; ya sabes. Lo primero que debes hacer antes de fijar la hora de la reunión es redactar el orden del día.

Debes incluir todos los puntos que vas a tratar y el tiempo que vas a dedicar a cada uno de ellos. Para ello, te recomiendo que utilices el espacio de trabajo de Google para tus reuniones online. De este modo, puedes crear un documento en el que no sólo se detalla quién va a discutir qué, sino que puedes etiquetar a la persona en cuestión. De este modo, tendrán una notificación que les permita saber que se espera que presenten X información. Te aconsejo que avises con un mínimo de 24 horas de antelación, pero lo ideal sería que tuvieras varios días. Esto permite que todos preparen lo que van a presentar al grupo.

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Toma notas

Tu agenda es un documento vivo; con esto queremos decir que ya puedes tomar notas de la reunión Asegúrate de que una persona de tu grupo se dedica a tomar notas. De este modo, no sólo recordarás todo lo que se discute, sino que podrás establecer responsabilidades.

Al final de la reunión, asegúrate de anotar y discutir los puntos de acción que cada miembro del equipo tiene ahora. A partir de aquí, puedes anotarlos en el orden del día y volver a etiquetar a las personas pertinentes. Ahora, en tu próxima reunión, puedes discutir los puntos de responsabilidad y en qué punto del proceso se encuentra cada uno.

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Mejore su reunión en línea

Pasemos ahora al grueso de la reunión en sí A nadie le gusta preguntar "¿pueden ver mi pantalla?" y luego desaparecer en el fondo. O tener que decir: "Vale, ¿podéis todos hacer clic en el enlace? Os he enviado un vídeo" ¿No sería estupendo poder hacer todo eso en una sola pantalla con unos pocos clics? Imagino que sabes a dónde va esto. Así es; ¡tenemos algo que puede ayudar! VideoCom Presenter te permite añadir tus diapositivas de Powerpoint o Google y cualquier medio de comunicación, desde imágenes hasta vídeos y sitios web, todo en una sola presentación

Además, puedes añadir tu cámara web a la presentación, lo que te permitirá estar presente para mantener el interés. También puedes utilizar herramientas como un puntero en vivo para resaltar las cosas específicas que estás discutiendo. Todo está en un solo lugar, lo que facilita la asimilación por parte de todos y te permite responder más rápidamente a cualquier pregunta sobre lo que la gente está viendo

Mantenga su reunión en línea a tiempo

Este último punto puede parecer obvio, pero todos hemos estado en una reunión en línea, ¿verdad? Alguien se sobrepasa, lo que te deja la opción de que toda la reunión se sobrepase o de cortar las presentaciones de los demás. Esto no sólo va en detrimento del objetivo de la reunión, sino que es una falta de respeto al tiempo de todos.

La mejor manera de combatir esto es, en la agenda que mencionamos antes, anotar los tiempos de todo. Si la reunión dura una hora, divide cada sección en función de ella. Luego, durante el debate, ten a mano un cronómetro. Lo ideal es que el presidente de la reunión lo controle y haga avanzar las cosas según sea necesario. Si algo requiere un debate más profundo, se puede organizar una sesión de descanso.

Estos son sólo algunos consejos para mejorar las reuniones en línea, pero también tengo un último consejo extra para ti. Utiliza el calendario de Google para fijar la hora de tu reunión en línea, sobre todo porque así todo puede enlazarse. Puedes poner la agenda en la invitación a la reunión, que irá directamente a los calendarios de las personas. También puedes añadir una videollamada a la invitación, para que todo esté en el mismo sitio. Cuando la notificación diga "tu reunión va a empezar pronto", todos tendrán un práctico botón de "haz clic aquí para unirte a la reunión". Ah, y VideoCom Presenter es totalmente compatible, por lo que tendrá todo en un solo lugar

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