Warum es so wichtig ist, eine Tagesordnung für ein Meeting zu haben

Der Erfolg einer Besprechung hängt von der Tagesordnung ab, die für sie festgelegt wird. Tagesordnungen geben Ihnen und Ihrem Team Struktur, Ziel und Richtung vor. Diese praktischen Tipps helfen Ihnen, Ihre nächste Fernbesprechung effizienter zu organisieren und durchzuführen

Tagesordnungen helfen, Ihre Zeit zu verwalten

Da immer mehr Teams von traditionellen Arbeitsplätzen auf Remote-Arbeitsplätze umsteigen, ist die Kommunikation nach wie vor ein entscheidender Faktor für die Teamarbeit. Eine der ersten Überlegungen bei Teambesprechungen ist es daher, eine kurze Tagesordnung festzulegen, um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten und zu grüßen. Eine andere Idee ist es, separate Besprechungen abzuhalten, um sich innerhalb der Arbeitszeit mit den Kollegen auszutauschen, so dass Sie Zeit sparen, wenn Sie an anderen Teambesprechungen teilnehmen.

Obwohl es auch andere Optionen für die Planung und Verfolgung von Besprechungen gibt, finde ich Google Arbeitsbereich ein leicht zugängliches und praktisches Tool, um Ihre Tagesordnungen für jede Besprechung zu verwalten. Es verfügt über einen Kalender, den Sie für Ihr Team oder sich selbst einrichten können, sowie über ein Beschreibungsfeld, in das Sie die Besprechungsagenda einfügen können, und es bietet einen eindeutigen Link für einen virtuellen Anruf, den Sie an Ihre Teilnehmer senden können und der ebenfalls in deren Kalender eingetragen wird

Es ist wichtig zu bedenken, dass das Festlegen von Tagesordnungen auch eine gute Möglichkeit darstellt, den Überblick darüber zu behalten, was Sie und Ihr Team besprochen haben und was nicht. Ebenso hilfreich ist es, einen Protokollführer für die Besprechung zu bestimmen, den Sie und Ihre Teammitglieder für die nächste Besprechung heranziehen können. Besprechungsnotizen können bei Bedarf auch mit dem Rest des Unternehmens geteilt werden, so dass ein eigener Kanal auf einer Kommunikationsplattform wie Slack oder Teams kann ein effektiver Weg sein, um die Teamarbeit innerhalb eines Unternehmens zu fördern

Tagesordnungen helfen Ihnen bei der Vorbereitung von Besprechungen

Fügen Sie in Ihre Besprechungsnotizen Richtlinien für die Besprechung ein, z. B. wer die Besprechung moderiert, ob die Teilnehmer ihre Mikrofone stumm schalten sollen, wenn andere sprechen, und ob sie die Funktion "Hand heben" verwenden sollen, wenn sie Fragen stellen möchten. Fügen Sie Ihrer Tagesordnung Erwartungen und Zeitvorgaben hinzu, um Ihrem Team zu helfen, seinen Teil der Besprechung zu planen, z. B. das Abtippen von Berichten durch die Teamkollegen, um allen zusätzliche Zeit zu geben, sich vorzubereiten und bei Bedarf Beiträge zu leisten.

Die Tagesordnungen sollten im Voraus verschickt werden, damit alle genügend Zeit haben, die Punkte durchzusehen und sich vorzubereiten, und zwar mindestens 24 Stunden vor der Sitzung. Idealerweise sollten mehr als 24 Stunden bis zu einer Woche zur Verfügung stehen, vor allem, wenn ein Kollege etwas präsentieren möchte. Wie lange eine Besprechung dauern würde, Google Kalender können Sie die Zeit festlegen, die sich in den Einladungen an Ihre Mitarbeiter widerspiegelt. Anschließend können Sie die Zeit für jedes Thema auf der Tagesordnung aufteilen

Für Präsentationen ist ein gutes Tool zu verwenden VideoCom Präsentator . Sie können Ihre Präsentationen aus Google Slides oder PowerPoint importieren und jeder Folie ein zusätzliches Flair verleihen, indem Sie z. B. Ihre Kamera als Teil der Folie verwenden. Es bietet sogar einfache Anmerkungen und einen virtuellen Laserpointer, so dass Sie Ihren Kollegen zeigen können, wohin sie schauen sollen. Sie können VideoCom Presenter auch als Aufzeichnungstool verwenden und die Aufzeichnungen Ihrer Meetings in der VideoCom-Cloud ! Die Speicherung Ihrer Videos in der VideoCom Cloud bietet auch zusätzliche Kommunikationsfunktionen, wie das Hinzufügen von Dateianhängen, Call-to-Action-Nachrichten und ein Kommentarfeld innerhalb der Videos

Tagesordnungen sind eines der wirkungsvollsten Werkzeuge bei der Remote-Zusammenarbeit und können verhindern, dass Teams eine weitere Besprechung benötigen, weil im letzten Meeting nichts entschieden wurde. Für weitere Tipps für einen effizienteren Arbeitsablauf besuchen Sie unseren Blog