Vermeiden Sie schlechte Online-Meetings: Das sollte keine E-Mail sein

Wir alle haben schon einmal in einer Sitzung gesessen, in der es so aussah, als gäbe es nur einen kurzen Punkt zu besprechen, und dann plaudern alle nur noch. Oder noch schlimmer, es scheint überhaupt keinen Plan zu geben! Bei Online-Meetings tritt dieses Problem immer noch auf, und natürlich kann man einfach die Kamera ausschalten und abschalten, aber wissen Sie, was noch besser wäre? Wenn die Besprechungen, an denen Sie teilgenommen haben, nicht nur eine E-Mail sein könnten. Lassen Sie uns besprechen, wie Sie sich vorbereiten, die Zeit aller Beteiligten respektieren und bessere Online-Meetings abhalten können

Erstellen Sie eine Agenda für Ihr Online-Meeting

Ich kann gar nicht oft genug betonen, dass bei Online-Meetings oder anderen Besprechungen die Tagesordnung das Rückgrat ist. Meetings ohne Tagesordnung sind die Art von Meetings, die immer in ein Gespräch über "Better Call Saul" oder das eine wirklich tolle mexikanische Restaurant in der Jefferson Street ausarten; Sie wissen schon. Das allererste, was Sie tun sollten, bevor Sie überhaupt den Termin für Ihre Besprechung festlegen, ist die Erstellung einer Tagesordnung.

Darin sollten Sie alle zu besprechenden Punkte aufführen und angeben, wie viel Zeit Sie jedem Punkt widmen werden. Zu diesem Zweck empfehle ich Ihnen, Google Workspace für Ihre Online-Meetings zu verwenden. Auf diese Weise können Sie ein Dokument erstellen, in dem nicht nur angegeben ist, wer was besprechen wird, sondern Sie können die betreffende Person auch markieren. Auf diese Weise erhält die betreffende Person eine Benachrichtigung darüber, dass von ihr erwartet wird, dass sie X Informationen präsentiert. Ich empfehle, dies mindestens 24 Stunden im Voraus anzukündigen, idealerweise aber ein paar Tage im Voraus. So kann jeder vorbereiten, was er der Gruppe präsentieren wird.

Notizen machen

Ihre Tagesordnung ist ein lebendiges Dokument; das heißt, Sie können jetzt Notizen machen! Sorgen Sie dafür, dass eine Person in Ihrer Gruppe für das Anfertigen von Notizen zuständig ist. Auf diese Weise werden Sie sich nicht nur an alles erinnern, was besprochen wurde, sondern Sie können auch die Verantwortung dafür übernehmen.

Notieren Sie am Ende der Sitzung, welche Aufgaben jedes Teammitglied hat, und besprechen Sie diese. Anschließend können Sie diese in der Tagesordnung vermerken und die betreffenden Personen erneut kennzeichnen. In der nächsten Sitzung können Sie nun die Verantwortungsbereiche und den Stand des Prozesses besprechen.

Machen Sie Ihr Online-Meeting besser

Nun zum eigentlichen Teil der Besprechung! Niemand fragt gerne: "Können Sie meinen Bildschirm sehen?" und verschwindet dann in den Hintergrund. Oder sagen zu müssen: "Okay, können Sie alle auf den Link klicken? Ich habe euch ein Video geschickt." Wäre es nicht toll, wenn Sie all das mit nur wenigen Klicks auf einem Bildschirm erledigen könnten? Ich nehme an, Sie wissen, worauf das hinausläuft. Richtig, wir haben etwas, das Ihnen helfen kann! VideoCom Präsentator können Sie Ihre Powerpoint- oder Google-Folien und beliebige Medien, von Bildern über Videos bis hin zu Websites, in eine Präsentation einbinden

Sie können dann Ihre Webcam in die Präsentation einbinden, so dass Sie dabei sein können, um die Sache spannend zu halten. Sie können auch Tools wie einen Live-Zeiger verwenden, um bestimmte Dinge hervorzuheben, die Sie besprechen. Alles ist an einem Ort, so dass alle Teilnehmer es leichter aufnehmen können und Sie Fragen zu dem, was die Teilnehmer sehen, schneller beantworten können!

Halten Sie Ihr Online-Meeting pünktlich ab

Dieser letzte Punkt mag offensichtlich erscheinen, aber wir alle waren schon einmal in einem Online-Meeting, oder? Jemand wird die Zeit überschreiten, so dass Sie die Möglichkeit haben, die gesamte Besprechung zu überschreiten oder die Präsentationen anderer Teilnehmer zu unterbrechen. Das ist nicht nur dem Sinn der Besprechung abträglich, sondern auch respektlos gegenüber der Zeit der anderen.

Die beste Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, besteht darin, in der oben erwähnten Tagesordnung die Zeitvorgaben für alles festzuhalten. Wenn Ihre Besprechung eine Stunde dauert, teilen Sie die einzelnen Abschnitte entsprechend auf. Halten Sie dann während der Diskussion einen Zeitmesser bereit. Im Idealfall überwacht der Sitzungsleiter dies und verschiebt die Dinge nach Bedarf. Wenn etwas weiter erörtert werden muss, kann eine Sondersitzung anberaumt werden.

Dies sind nur einige wenige Tipps zur Verbesserung von Online-Meetings, aber ich habe auch noch einen letzten Bonus-Tipp für Sie. Verwenden Sie den Google-Kalender, um die Zeit für Ihr Online-Meeting festzulegen, vor allem weil dann alles miteinander verknüpft werden kann. Sie können die Tagesordnung in die Besprechungseinladung aufnehmen, die dann direkt in die Kalender der Teilnehmer übertragen wird. Sie können auch Videoanrufe in die Einladung aufnehmen, damit alles an einem Ort ist. Wenn in der Benachrichtigung steht, dass die Besprechung bald beginnt, hat jeder Teilnehmer die praktische Schaltfläche "Hier klicken, um der Besprechung beizutreten". Oh, und VideoCom Präsentator wird vollständig unterstützt, so dass Sie alles an einem Ort haben!